Kesalahan-Kesalahan Yang Sering Dijumpai Pada Evaluasi Dokumen Penawaran

Penyimpangan yang tidak substansif

Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat. Dengan demikian peserta tidak dinyatakan gugur jika penyimpangan yang dilakukan bukan merupakan penyimpangan yang substantif (penting/pokok).

Peserta yang tidak menyampaikan data yang sudah disampaikan pada dokumen kualifikasi tidak perlu diminta kembali sebagai persyaratan teknis. Hal itu bukan merupakan penyimpangan yang substantif karena tidak mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Karena menggunakan sistem satu sampul, semua dokumen dimaksud menjadi satu kesatuan. 

Kesalahan penulisan nomor atau hal yang kurang jelas dapat diklarifikasi dengan tidak merubah substansi penawaran. Misalnya kekeliruan penulisan nomor pengumuman di surat penawaran didukung dengan data lain pada dokumen penawaran yang dapat digunakan untuk memperjelas maksud penawaran tersebut.

Salah ketik tanggal pengumuman pada surat penawaran bukan penyimpangan yang substansial bila data lainnya mendukung maksud penawaran

Kesalahan lokasi paket pekerjaan pada lampiran surat penawaran (pada jadwal pelaksanaan) tetapi benar pada dokumen lainnya, dapat dilakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.

Kekurangan dalam penulisan data penyedia pada sampul luar dokumen penawaran bukan merupakan penyimpangan yang substantif sebagaimana dimaksud pada Lampiran II/III bagian B.1.f mengenai tata cara evaluasi penawaran. Demikian pula halnya dengan peserta yang tidak melakukan pemisahan antara dokumen rekaman dan dokumen asli, maupun peserta yang hanya memasukkan dokumen asli. Kedua hal tersebut tidak menggugurkan penawaran, namun bila dokumen yang disampaikan semuanya adalah rekaman tanpa disertai dokumen asli, maka penawaran dinyatakan gugur.

Dalam hal Penyedia menjadikan rumah menjadi kantor bukan merupakan pelanggaran yang substansial yang dapat menggugurkan, sepanjang ijin usaha yang berlokasi pada alamat tersebut sudah diterbitkan oleh instansi yang berwenang.

Jika peserta yang mengirimkan dokumen yang salah alamat tersebut sudah mendaftar dan hadir pada saat pembukaan penawaran, maka Panitia dapat membuka amplop tersebut dan mengecek, apakah penawaran tersebut memang ditujukan kepada Panitia yang bersangkutan. dengan demikian kesalahan penulisan alamat pada amplop luar dapat dikategorikan sebagai penyimpangan yang tidak substantif.

Jika perbedaan penulisan alamat ULP dalam surat penawaran tersebut tidak signifikan, maka peserta dimaksud tidak digugurkan. Mengingat penawaran tersebut sudah diterima oleh ULP, meskipun terdapat perbedaan alamat.

Kesalahan penulisan angka/huruf dalam jaminan penawaran bukan merupakan hal yang substantif. Mengingat kesalahan tersebut kemungkinan dilakukan oleh penerbit jaminan. Oleh karena itu Pokja ULP melakukan klarifikasi kepada penerbit jaminan terhadap hal yang kurang jelas dan meragukan tersebut. Jika penerbit jaminan bersedia memberikan jaminan sesuai dengan ketentuan dokumen pengadaan, maka penawaran tidak dinyatakan gugur.

Penulisan nama APIP dalam Pakta Integritas seharusnya diisi oleh Pokja ULP dalam format Pakta Integritas yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Penyedia yang salah dalam menuliskan nama APIP untuk tempat penyampaian sanggah banding tidak dinyatakan gugur, karena bukan merupakan penyimpangan yang substantif.

Apakah peserta seleksi yang tidak mencantumkan nama paket pekerjaan dan nama panitia seleksi pada surat penawaran dapat dinyatakan gugur?

Jika penawaran tersebut disertai dengan surat jamninan penawaran yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan dokumen lainnya yang dapat memperjelas maksud pertanyaan, maka evaluasi administrasi dapat dilanjutkan kepada tahap berikutnya. Namun jika jaminan penawaran tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku (tidak sah), maka penawaran dinyatakan gagal.

Jika persyaratan peralatan tetentu merupakan persyaratan yang wajib dipenuhi dan berpengaruh terhadap pencapaian output pekerjaan nantinya, maka persyaratan tersebut harus dipenuhi oleh peserta jika sudah dicantumkan dalam dokumen pengadaan.

Dalam hal penawaran peserta terdapat hal yang kurang jelas, maka pokja ULP dapat melakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.

Penyedia yang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai ketentuan dalam kontrak dikenai sanksi sesuai ketentuan pasal 93 ayat (2), setelah terlebih dahulu dilakukan pemutusan kontrak.

Evaluasi Teknis

Metoda evaluasi teknis kualifikasi untuk seleksi umum jasa konsultansi badan usaha 1 (satu) sampul dilakukan dengan metoda sistem nilai. Sedangkan metoda evaluasi teknis penawaran untuk seleksi umum jasa konsultansi badan usaha 1 (satu) sampul dengan metoda pagu anggaran dan biaya terendah (prakualifikasi). Evaluasi satu sampul ditujukan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang tidak kompleks menggunakan sistem gugur, satu sampul dengan pascakualifikasi. Sedangkan untuk pekerjaan kompleks yang menggunakan sistem nilai, menggunakan metoda penyampaian sistem dua sampul (prakualifikasi).

Apabila dalam dokumen penawaran tidak ada Daftar personil inti dan Peralatan Utama yang diperlukan, namun dicantumkan dalam form isian Kualifikasi. Apakah hal tersebut menggugurkan mengingat Tahapan evaluasi dalam lelang pascakualifikasi adalah Administrasi, Teknis dan Harga, baru Evaluasi Kualifikasi?

Bergantung apakah daftar personil inti dan peralatan utama tersebut dimasukkan sebagai persyaratan teknis atau persyaratan kualifikasi, sebagaimana ketentuan dalam dokumen pengadaan. Keseluruhan dokumen pada pelelangan satu sampul dapat saling melengkapi, sepanjang semua ketentuan dalam dokumen memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan.

Perbedaan substansi antara dokumen asli dan rekaman tidak mengugurkan, dokumen yang dijadikan acuan adalah dokumen asli. Jika terdapat hal yang kurang jelas dan meragukan dalam dokumen teknis pada saat evaluasi dilakukan, maka dapat dilakukan klarifikasi sepanjang tidak merubah substansi penawaran.

Hal-hal yang dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan teknis dalam evaluasi dapat dibaca pada lampiran, antara lain metoda pelaksanaan kegiatan.

Kesalahan redaksional penulisan nama lokasi jika tidak signifikan dapat diklarifikasi. Tetapi jika penulisan lokasi pekerjaan benar-benar berbeda dan tidak ada dokumen lain yang dapat dijadikan acuan sebagaimana ketentuan dalam dokumen pengadaan, maka penawaran dinyatakan gugur. Demikian pula dengan tidak dicantumkannya kegiatan mobilisasi peralatan/personil yang diharuskan dalam dokumen pengadaan.

Analisa Harga Satuan

Analisa Harga Satuan tidak wajib disampaikan dalam dokumen penawaran, karena sifatnya tidak menggugurkan. Spesifikasi teknis pekerjaan dapat dilihat dari metodologi pekerjaan yang disampaikan dalam dokumen teknis, dan harus sesuai dengan ketentuan dalam dokumen pengadaan.  Dokumen tersebut kemudian dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan dan serah terima pekerjaan. Sedangkan harga satuan dari masing masing item pekerjaan dapat dilihat pada DKH. Dengan demikian Analisa Harga Satuan tidak merupakan dokumen yang dibutuhkan baik dalam proses pemilihan, pelaksanaan pekerjaan maupun serah terima pekerjaan.

Bilamana Analisa Harga Satuan dalam pekerjaan jasa konsultansi terkait dengan pembayaran biaya langsung non personil yang tercantum di dalam kontrak, maka inspektorat berhak memeriksa penggunaan alat dimaksud terkait dengan biaya yang dibutuhkan untuk pengadaannya. Hal ini mengingat biaya langsung non personil pembayarannya dilakukan secara at cost (direct reimbursable at cost).

Analisa Harga Satuan tidak wajib ditetapkan oleh Pokja ULP dalam dokumen pengadaan dan tidak wajib disampaikan dalam dokumen penawaran oleh Penyedia.

Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknis dapat disampaikan dalam pada dokumen teknis, gambar maupun brosur. Bilamana terdapat hal yang kurang jelas pada saat evaluasi teknis, maka dapat dilakukan klarifikasi teknis kepada peserta lelang dengan tidak merubah substansi penawaran yang telah disampaikan. Peserta lelang yang menawarkan spesifikasi teknis diatas kriteria minimal tidak perlu digugurkan.

 Sumber: http://www.konsultasi.lkpp.go.id/index.php?mod=browseP&pid=34

Log in | Design by Varidati